Secretary/Administrative assistant – Bilingual EN/FR

Full-time – fixed-term contract of 1 year which could be extended to a permanent contract

 

ENSIE, the European Network of Social Integration Enterprises, unites national and regional networks of Work Integration Social Enterprises throughout Europe. Its mission is to defend the interests of its members at the European level, to organise exchanges between them and to cooperate closely with other social economy actors in order to ensure inclusive and integrated forms of employment all over Europe. Currently the team is composed of four people: a Director, a policy officer, a project officer and a communication officer. We are looking for a secretary/administrative assistant who can support the team in its daily activities.

Your mission

Under the guidance and with the support of the Director:  

  • Administrative sorting related to the accountancy: registration of the invoices, petty cash, bookkeeping and preparation of payments. In the long term you will be the contact person for the bank, the accountant and the auditor.

  • Manage the administration of the staff with the social secretariat (contracts, monthly sorting related to the payment of salaries and lunch passes).

  • Manage and be the contact person for the insurance company of the Network.

  • Manage the Networks furniture as well as working tools (mobile phones and computers) and being the contact person with relevant service and insurance providers.

  • Following and sorting the regular post/courier/mails of the network.

  • Following the signatures and file official documents and contracts.

  • Being the contact person for the public Belgian authorities.

  • Preparation and organisation of the ENSIE institutional meetings (booking of meeting rooms, travels, hotels, catering, interpretation etc). 

  • Support the members of the team in the administration of the projects.

  • Support the director in communication exchanges with members.

  • Follow the external evaluation process of the network. In the long term you will be the contact person for the external evaluator.

Your profile 

You have at least a High Secondary Education Certificate proper to the profile (experience in accounting or business administration will be considered as an asset).

You are fluent in English and in French (spoken and written). You are a motivated person, enthusiastic to work in a small team, in a multicultural and international environment. You are able to work with precision and attention to detail. You work accurately, efficiently and autonomously, even under pressure.

A good knowledge of the social and solidarity economy and social entrepreneurship would be appreciated.

Job description 

  • Contract : full-time – one year fixed-term contract which could be extended to a permanent contract.

  • Starting date: as soon as possible

  • Workplace: Brussels (principal place), homeworking depending on the sanitary situation. You might be required to travel across Europe occasionally.

  • Gross Monthly salary between 1 900 and 2 100€/month

  • Advantages : reimbursement of travel expenses (public transport) and meal vouchers of 7€/day                                                              

Interested?

Please, send your CV and a one-page cover letter to patrizia.bussi@ensie.org with the subject « Secretary/Administrative assistant application ».

The closing date for applications is 25 February 2022.  

 

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Secrétaire/Assistant.e administratif.ve – Bilingue EN/FR

Temps plein – CDD de 1 an pouvant être prolongé en CDI

 

ENSIE, le Réseau européen des entreprises sociales d'insertion, fédère des réseaux nationaux et régionaux d'entreprises sociales d'insertion à travers l'Europe. Sa mission est de défendre les intérêts de ses membres au niveau européen, d'organiser des échanges entre eux et de coopérer étroitement avec d'autres acteurs de l'économie sociale afin d'assurer des formes d'emploi inclusives et intégrées au niveau européen. Actuellement, l'équipe est composée de quatre personnes : une directrice, une chargée des politiques, une chargée de projets et une chargée de communication. Nous recherchons un/e secrétaire/adjoint.e administratif.ve pouvant soutenir l'équipe dans ses activités quotidiennes.

Votre mission

Sous la direction et avec le soutien de la directrice :

  • Tri administratif lié à la comptabilité : enregistrement des factures, petite caisse, tenue de la comptabilité et préparation des règlements. A long terme, vous serez l'interlocuteur.ice de la banque, du comptable et du commissaire aux comptes.
  • Gestion des questions administratives liées au personnel en lien avec le secrétariat social (contrats, tri mensuel lié au paiement des salaires et des chèques repas).
  • Etre la personne de contact pour la compagnie d'assurance du Réseau.
  • Gestion du mobilier du Réseau ainsi que des outils de travail (téléphones portables et ordinateurs) et être l'interlocuteur auprès des prestataires de services et d'assurances concernés.
  • Suivre et trier le courrier du Réseau.
  • Suivre les signatures et déposer les documents officiels et les contrats.
  • Etre l'interlocuteur.ice des autorités publiques belges.
  • Préparation et organisation des réunions institutionnelles d'ENSIE (réservation de salles de réunion, déplacements, hôtels, restauration, interprétation etc).
  • Soutenir les membres de l'équipe dans l'administration des projets.
  • Soutenir la directrice dans les échanges de communication avec les membres. Suivre le processus d'évaluation externe du réseau. À long terme, vous serez la personne de contact pour l'évaluateur externe.

Votre profil

Vous avez au moins un diplôme d'études secondaires correspondant au profil (une expérience en comptabilité ou en administration des affaires sera considérée comme un atout).

Vous maîtrisez l'anglais et le français (parlé et écrit). Vous êtes une personne motivée, enthousiaste à l'idée de travailler en petite équipe, dans un environnement multiculturel et international. Vous êtes capable de travailler avec précision et souci du détail. Vous travaillez avec précision, efficacité et autonomie, même sous pression.

Une bonne connaissance de l'économie sociale et solidaire et de l'entrepreneuriat social serait appréciée.

Description du poste

  • Contrat : temps plein – CDD d'un an pouvant être prolongé en CDI.
  • Date de début : dès que possible
  • Lieu de travail : Bruxelles (lieu principal), travail à domicile en fonction de la situation sanitaire. Vous pourriez être amené à voyager occasionnellement à travers l'Europe.
  • Salaire mensuel brut variant entre 1 900 et   2 100€/mois
  • Avantages : remboursement des frais de déplacement (transports en commun) et chèques-repas de 7€/jour.

Intéressé.e?

Merci d'envoyer votre CV et une lettre de motivation d'une page à patrizia.bussi@ensie.org  avec pour objet « Candidature secrétaire/assistant.e administratif.ve».

La date limite de dépôt des candidatures est le 25 février 2022.

Internships

We are recruiting interns on an on-going basis, if you are interested, please send your CV and covering letter to : info@ensie.org 

 

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